Новая редакция 5 комплекта нормативных документов по организации документооборота с помощью "1С:Документооборот 8 КОРП"

Фирма "1С" извещает пользователей и партнеров о выпуске 22.04.2021 новой редакции методического продукта:

Пособие выпущено издательством "1С-Паблишинг", ISBN 978-5-9677-3062-7, стр. 410, формат 60´90 1/8, твердый переплет.

Разработка нормативных документов является трудоёмким процессом и требует высокой квалификации исполнителей. Не каждая организация имеет штатных методологов, специализирующихся на управлении документами. Кроме того, при повсеместном переходе на дистанционный режим работы выявились и управленческие сложности, которые связаны с потерей контроля за действиями сотрудников, недостатком коммуникаций между ними, а также непрозрачностью бизнес-процессов. Применение продукта существенно снижает трудозатраты на регламентацию документооборота, повышает качество разрабатываемых в организации локальных нормативных актов, а также позволяет ускорить организацию совместной работы сотрудников, в том числе в условиях дистанционной (удаленной) работы.

"1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика управления документами и совместной работой" (далее – Комплект документов) представляет собой готовую тиражную методику для построения системы управления документами и совместной работы сотрудников на базе программы "1С:Документооборот 8 КОРП". Данное издание привязано к возможностям программы версии КОРП.

В книге содержится печатный комплект типовых нормативных документов для постановки и дальнейшего ведения документооборота. Книга включает ссылку на материалы в электронном виде, которые могут быть использованы в качестве основы при создании собственной системы документооборота.

Применение типовых нормативных документов существенно упростит задачи:

• постановки и рационализации документооборота;
• подготовки документных процессов к автоматизации;
• регламентации документооборота;
• организации совместной работы сотрудников.

Комплект документов учитывает специфику документирования деятельности в различных хозяйствующих субъектах – обществах с ограниченной ответственностью и акционерных обществах.

Типовые нормативные документы универсальны и готовы к внедрению в организации с минимальными доработками (не более 20 % с учетом отраслевой специфики компании).

Многие разделы нормативных документов содержат пояснения, в каких случаях нужно использовать тот или иной вариант процесса, а также что нужно сделать на внедрении, чтобы процесс заработал так, как он описан в документе.

Комплекты документов рассчитаны на документоведов – организаторов документационного обеспечения управления, перед которыми стоит задача внедрения системы электронного документооборота, консультантов в области автоматизации документооборота, специалистов-управленцев, а также партнеров фирмы "1С", оказывающих услуги по внедрению программы "1С:Документооборот".

Авторами комплекта являются методисты и разработчики программы "1С:Документооборот 8".

Книга заменяет в ассортименте "1С" издания "4601546137647 1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика постановки делопроизводства, 4-я редакция" и "4601546120687 1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика постановки делопроизводства, 3-я редакция", которые будут сняты с продажи.

НОВОЕ В РЕДАКЦИИ 5 КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ

В Комплект документов впервые включены "Положение об использовании простой электронной подписи" и  "Положение об использовании усиленной электронной подписи", которые устанавливают требования и условия применения электронных подписей в системе электронного документооборота, определяют ограничения и особенности применения электронных подписей.

"Положение о делопроизводстве" переработано с учетом опыта применения документа предыдущей редакции в проектах внедрения "1С:Документооборота 8". Положение приведено в соответствие новому стандарту ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы" и Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

В Комплект документов включено "Положение о работе с обращениями граждан". Положение о работе с обращениями граждан будет полезно организациям, осуществляющим работу с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". Положение устанавливает централизованный порядок учета, рассмотрения обращений граждан, а также порядок подготовки ответов на обращения и формирование отчетности о рассмотрении обращений граждан.

Обновлен пакет нормативных документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства. Документы доработаны в соответствии с профессиональным стандартом "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией", утвержденным приказом Минтруда России от 15 июня 2020 г. № 333н. В дополнение к изданным ранее должностным инструкциям добавлена должностная инструкция руководителя группы по работе с обращениями граждан.

В Комплект включены положения, регламентирующие совместную работу сотрудников. "Положение о планировании и контроле рабочего времени" устанавливает порядок фиксации сотрудниками результатов трудовой деятельности, выполненной за отчетный период, посредством ежедневных и/или еженедельных отчетов, а также устанавливает правила учета отсутствия сотрудников на рабочем месте. "Положение о планировании, подготовке и проведении мероприятий" устанавливает порядок подготовки, учета, организации и последующего анализа совещаний, обсуждений, заседаний и других коллективных собраний.

Для придания официального статуса конкретным локальным нормативным документам из Комплекта документов в качестве образцов представлены "Приказ об утверждении положения об использовании простой электронной подписи" и "Приказ об утверждении положения об использовании усиленной электронной подписи".

В связи с возросшей потребностью в организации дистанционной (удаленной) работы сотрудников в Комплект документов включен "Приказ об организации дистанционной (удаленной) работы". Приказ позволит предприятию оперативно организовать переход на дистанционный (удаленный) режим работы как в условиях неблагоприятной эпидемиологической обстановки, так и при переходе на дистанционный режим на постоянной основе.

Все нормативные документы, входившие в состав предыдущей редакции комплекта, доработаны с целью частичного упрощения методики и упрощения восприятия текста. Подробнее освещены процессы, которые вызывают вопросы у пользователей.

ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ

Взаимоувязанное внедрение "1С:Документооборота 8" и методики постановки документооборота, заложенной в комплекте документов, сократит время на подготовку к автоматизации и положительно скажется на эффективности внедрения информационной системы и на управлении предприятием в целом.

Методика управления документами и совместной работой опирается на системный подход к управлению документами, что дает ряд преимуществ для запуска в эксплуатацию и дальнейшего функционирования информационной системы, а именно:

1. Позволяет в сжатые сроки организовать документооборот.
2. Не имеет выраженной отраслевой специфики и решает широкий круг задач, связанных с подготовкой и движением документов.
3. Основана на функциональных возможностях "1С:Документооборота" и позволяет перенести все процессы работы с документами, описанные в нормативных документах, в программу.
4. Может быть внедрена с минимальными доработками нормативных документов (требуется только подстановка названия организации и существующих подразделений, включение ключевых участников процессов создания и движения документов, а также удаление комментариев). Нормативные документы составлены таким образом, что при необходимости можно убирать или добавлять отдельные функциональные разделы.
5. Отвечает потребностям современного бизнеса, т. к. содержит не только процедуры традиционного делопроизводства, но и формирует информационную среду для совместной работы сотрудников.
6. Поддерживает процессно-ориентированный подход к системе управления.
7. Упорядочивает состав документов организации, сокращает количество видов документов и приводит все документы к единому стандарту разработки и оформления.
8. Содержит детализированное описание процессов работы с документами с ролевым распределением функциональных обязанностей сотрудников, что облегчает постановку задач, подбор и обучение персонала.
9. Может служить основой образовательной программы для сотрудников организации, задействованных в процессах подготовки различных видов документации.
10. Облегчает внедрение системы менеджмента качества по международным стандартам ИСО.
11. Служит основой для дальнейшего развития и совершенствования бизнес-процессов организации.

СОСТАВ ПОСОБИЯ

Издание содержит комплекс взаимоувязанных нормативных документов, который служит единой методической основой документооборота.

В комплект документов КОРП входят:

• Положение о делопроизводстве;
• Порядок об использовании простой электронной подписи;
• Положение об использовании усиленной электронной подписи;
• Положение о службе делопроизводства;
• Должностные инструкции сотрудников службы делопроизводства (7 документов);
• Положение о договорной работе;
• Положение о работе с распорядительной документацией;
• Положение о работе с локальными нормативными актами;
• Положение о работе с обращениями клиентов;
• Положение о работе с обращениями граждан;
• Положение о планировании и контроле рабочего времени;
• Положение о порядке планирования, подготовки и проведения мероприятий;
• Приказ о начале работ по автоматизации документооборота и создании рабочей группы;
• Приказ о запуске в опытную/промышленную эксплуатацию системы управления документами "1С:Документооборот";
• Приказ о работе в системе управления документами "1С:Документооборот";
• Приказ об утверждении положения об использовании простой электронной подписи;
• Приказ об утверждении положения об использовании усиленной электронной подписи;
• Приказ о делегировании полномочий;
• Приказ о функциях структурных подразделений, распределении полномочий и предоставлении права подписи;
• Приказ об организации дистанционной (удаленной) работы;
• Альбом унифицированных форм документов (33 шаблона и 9 бланков).

Читателям издания также предлагается доступ к электронным версиям этих документов, которые можно использовать при внедрении системы автоматизации документооборота и совместной работы на базе программы "1С:Документооборот 8".

ПОРЯДОК ПРОДАЖ

Для приобретения методического пособия можно обращаться:

• к партнерам-франчайзи фирмы "1С" (список франчайзи см. http://www.1c.ru/partners);
• в магазины "1С Интерес", в том числе в интернет-магазин этой сети (https://www.1c-interes.ru);
• в фирму "1С".